1. Articles

הקפדה קבצים דיגיטליים, תחזוקת רישומי ושימור ארכיון

המלץ על לינק לינק הערות הדפס מאמרשתף מאמר זה ב-Facebook1שתף עמוד זה הזמן בטוויטרשתף עמוד זה ב-Linkedin1שתף עמוד זה ב-Deliciousשתף קישור זה בשנת Digg1שתף עמוד הגיע ב-Redditשתף עמוד זה הזמן ב-Pinterest
אחד מהמשתתפים במפגש לתערוכה שאל את העסק על שום מה ארבע שאחד בעל מקצוע.

“אני עושה דיגיטציה, משמר ומאחסן בארכיון את אותה קובץ הקידום שלי, תערוכות, נתונים משויכים למאגרים…” אמרתי, התבוננתי בעיניו מזוגגות כשהוא הנהן בהסכמתו לקצב דברי. “וגיבוי קבצים בידי האתרים שלי במהלך במקרה ש בידי… תמלול הקלטות לבית משפט , בלה, בלה.” ויתרתי. במידה ש אחת ל הרגשת אנחנו מעביר אלו שיש להן ראש בבל?

“למה,” מהווה שאל, טיפה המום. “האם מאגרים אינם בהכרח אזורים בתוכם ידע ארגון למנוחות?”

מאגרים, חשבתי. זה הזמן מתפעל האפקט היחידה המצע איפה שאמרתי?

“לא, מאגרים הנם אזורים בהם תכנונים מתכננים להתגורר,” אמרתי. “אתה טועה במאגרים לבתי קברות. מאגרים אוספים ומשמרים ייצור אינטלקטואלי מוסדי ואינדיווידואלי בעבור הדורות הבאים ומחקר. אני וגם עוסקת דירוג חלופי לקבצי שבו אנו עובדים שלי במקרה של… בלה, בלה, בלה…”.

קוראים לי מכיר בתבנית המבט המזוגג שמורכב מ שאני שוב פעם מאבד את הדירה. כמה באופן מסוים יודעת הנשמה המסכנה הזה הכול על העתיד הטכנולוגי שלנו, אמנם שמי. כאמור, נראה ששימור אמא אדמה לפי שאולי אנו בוטחים בהם את הדבר היא בעצם הפתרון הרחוק מאד ממוחם על ידי כמעט בכל האנשים. גלוי שרובם המכריע מעדיפים את המיתוס שברגע שהנתונים קיימים ברשת או אולי בהתקן נכס, הם יש לנצח אותם. אם וכאשר אתה באופן מיוחד, העסק שלך מקיימת איכות רבה מאוד אצל עותק שיחיה לנצח אותם בסיסי אם תיקח אחריות על מניעת היעלמותו. קבצים שנשמרו בפורמטים מיוחדים, כולל נייר, מתיישנים ומתים, מה שאומר שאנו אינם נגישים למכונה עד קריאים לאדם.

במידה העסק שלך מאמין שלכל הקבצים הללו הכול על תקליטונים מעניינים, דיסקטים קומפקטיים, תקליטורים, תקליטורים, כונני zip, כונני הבזק, כרטיסי זיכרון, שבבי הרחבה, קלטות, סלילים, כוננים קשיחים בידי מחשבים, כוננים קשיחים אסתטיים, טאבלטים, טלפונים סלולריים, עננים וכדו התעופפו נגישים או לחילופין לרוב ניתנים לצפייה מעתה והלאה, יש להניח שלמרבה הצער העסק שלך טועה. זמן חיים שלכם הממוצע בידי אתרי אינטרנט הנו 2-5 תקופות. פרסום סטטית שונה מסוגלת למנות התפקיד של 5-7 החיים והיה אם מטפלים באופן אישי ומאוחסנים נכון. הינה מטרת ה שממשלה ובתי עסק מלחיצים ומכשירים אחראי צוות עובדים בהתנהלות עם מספרי. סוכנויות וחברות מקימות מחלקות מקיפות לניהול מספרי ע”מ לעמוד בדרישות החוקיות לייצור רישומי, טיפול ושימוש ונקוי.

מה זה שיא?

תיעוד היא עדות לנהלים, סידורים, מדיניות, תכתובות, טיוטות ופעילויות אחרות שנקלטו והיה אם דיגיטלי אם נשמרו בכול התרחשות פיזי או שמא בכל מדיה דיגיטלית.
ככותב מיומן, יצרת אלפי תקליטים בזמן הקריירה של העסק. כתבי העור בקרב הספרים והמאמרים של החברה שלכם הנם מספרי, וכך גם הטיוטות סביר. הרשומות של החברה שלכם מקיפות מכתבי שאילתה לעורכים ומוציאים לנוכח, חוזי בזבוז בשל, הודעות דוא”ל משויכות, ביקורות ספרי קריאה המתארת את ידך ועל גבי המעצב של העבודה, תרומות התכנים בעיתונים המתארת את ידך וסיקור שלך, דואר מעריצים, דוחות פרויקטים, בקשות למענקים ותחרות, פרסים, מכתבי דחייה. , מכתבי הפניות, ציורים, התמלול שיחה, וידאו, אודיו וכו’, אנחנו רישומי בפנים תמונות כלשהו בידי קבצים הדורשים ניהול של החברה שלכם. ההיבט הראשי של אופרצייה של מספרי הוא שמות קבצים. שמות קבצים מעורפלים שאינם מןשפעים הנם כאמור לעיל חסרי טובת. תן לקבצים כותרות משמעותיות ל הגיוניות במטרה שיישארו נגישים לנצח אותם.

תחזוקה מספרי מתעסק לרוב בשני הסוגים של רישומי – זמני וקבוע.

זמני – רישומי שכדאי למחוק כמדיניות הסוכנות מצדיקה פקיעת הצד החזק או לחילופין שהרשומות של החברה לא נחוצות ארבעת.

בצורה מסודרת – רשומות הזקוקות להגנה לאורך זמן נצחים ובינהם רשומות בארכיון הלאומי או מספרי שהינכם שומר לארכיון מאגר.

ברמת התעסוקתית הספציפית, תחזוקה רישומי עלול להסתכם בתחום הקשור למשפט אצל ערעור המתארת את הפרת זכויות היוצרים של העסק בידי מישהו. אם וכאשר אני משתדל להוכיח את אותו בעלותך ולקבוע ציר זמן בבעלות המתארת את יצירה ספרותית מוגדרת, בשונה לחלוטין לטענת נדבך שונה, זה עשוי לתת סיוע באופן שמרת ושמרת הכול על מחזור חייכם אצל קבצי המסמכים שלך במטרה לתמוך בטענתך לבעלות.

המינימום אנו ישמח לעשות ע”מ לשמור את אותם הרשומות שלכם הוא:

ערוך מחסן חלקי חילוף של קבצים
בחר קבצים שנחוץ לשמור

הקצה שמות שונים לקבצים שנבחרו
ארגן את אותו הקבצים שנבחרו בתיקיות בשם קטגוריה
העתק תיקיות וקבצים נבחרים לשני התקני אחסון קבצים או גם יותר
הצב התקני מחסן באזורים פיזיים מיוחדים
זוכרים את אותו מגירת השולחן המפוצצת בדיסטים ישנים? בוא נקווה שהן לא עיכבת את אותה העברת הקבצים של העסק שלכם שנתיים מהמדה. למקרה מידי הדיסקטים האלה באותו פורמט או לחילופין בכלל באותו גודל? ואיזו מכונת פוליש בבעלותך היום שתפתח את אותן הקבצים המיושנים האלה? אה, ואל תשכח את אותם הרך המיושןתוכנות במהלכן השתמשת לייצור הקבצים – כלים עיבוד תמלילים וכתיבת סקריפטים שהן לא השתמשת בהן במהלך עשרות זמן. כאמור לעיל, התוכנה תהיה הדלת כל כך ישנה עד כעת בלתי ניתנת לשימוש במחשב המודרני של החברה שלכם. תזדקק למכונה עם כונן דיסקים על מנת לפנות את אותה הדיסקטים הנ”ל. שמישהו רוצה שעדיין במידה ויש בבעלותכם מכונה מהסוג על מנת לאחזר את אותם הרומנים המתאימים של פרס מעצב השיער הלאומי ותסריטי סרטים בקליבר האוסקר שהבטחת לעצמך ולמשפחתך שתסיים ותצא לאור ותפיק.

במידה ו למחשב החדש של העסק שלכם מתופעל כונן ROM?

למקרה השתמשת בכונן CD-ROM או שמא DVD-ROM על מנת להתקין את אותן התוכנה הוותיקה שבה השתמשת כדי או לעצב את אותן הקבצים אנו וכרחה היום לשמור? במידה ו החברה שלך יכול למצוא את כל הקופסה שכוללת אחר התוכנה? איזו קופסה, ניתן לברר. כולם מורידים עתה רק את רוב התוכנות ממש מהאינטרנט. במידה ש קראנו אז לתוכנה, תוכנות, בימים שלפני אפליקציות?

בהתחלה, ע”מ לעזור לכולם למנות בקבצים עתיקים זמן ניכר שנתיים, שיחקתי לשמור המתארת את מוזיאון טכנולוגי איש מקצוע, וותק מפואר למאגר בידי מחשבים וציוד ישן שעדיין עבדו, במידת הביקוש, מתוך מטרה שאוכל להתקשר לפורמטים רטרואקטיביים אצל אלמנטים להעברה מאוחרת יותר, ניצב חדשני להעתקת קבצים לפורמטים והתקנים טריים. כשפורמטים שוכבים על ידי קבצים נעלמו, האמנתי שקובצי הפרטים המיושנים שלי בקיאים כל עוד קוראים לי מגן עליהם בגלל מכרסמים, אבק, מאור, חיכוך ומכשפות מרושעות. באופן ישיר קברתי רק את עצמי מתחת לקבץ אצל כלים מגושם, שמזמן שכחתי האומנם לרשום בו. למה עשיתי לעצמי אומלל לדור מצד יותר מידי העומס הזה? שהרי חשבתי שאוכל לדחות את אותו העברה של הקבצים ארבעת קצת.

ציוד ומכשירים ישן ומוזנח, טכנולוגיה הויזואלית ופורמטים בידי קבצים הנם בדיוק זה! ישן!

ציוד שעבר זמנם נשבר.
מיהו בכל משרד או אולי באופן כללי במהלך החיים במטרה לתפעל מקליטים בני 40 שנה?
מה כלל נתוני בטא?
נשאר מישהו שיודע?
אם כן, מתופעל עניין שכזו עכשיו בטא נתוני, אבל על ידי שיפורים סמנטיים בטכנולוגיית המחשב הביתי ובשפה, נתוני בטא להתחיל אינן זהים להקלטות הכול על מקליט הווידאו המיושן Betamax המקולקל של העסק, שעבורם אין שום אפשרויות של מקצועי אם נורמלי לגשת אל לקלטות בטא מאובקות בקופסאות קרטון מלפני מספר החיים. אף על פי שעדיין בנוייה לכולם לזרוק אותם. או שלא נשמה עתיקה שהוכשרה לטיפול טכנולוגיית Betamax תופיע ויזדקק לעבוד ימים כדלקמן. קלטות VHS מקומטות נדחו והן לנכס הקברות לקלטות אנלוגיות בא עם Betamax וכונני zip דיגיטליים מוקדמים! לא נשארו עבור המעוניינים כונני Betamax או לחילופין zip מתקופת אבן, אך שמישהו סגנון, שמי מבצע איסוף שתי אביזרי VHS מתוך מטרה למסור ולהמיר אחר הקלטה ה-VHS שלי לפורמט וידאו Mp4. שמי מחזיק ואלו נגן קלטות אודיו לתמלול ראיונות בהיסטוריה מי שיש לו כאן שערכתי ונאומים שנשאתי. למרות זאת, לתוך תופיע בדלת שלי במחיר קופסאות ה-VHS וקלטות השמע של העסק בתקווה להמרה.

והיה אם המכשירים הישן של העבודה בעל מוניטין להפעיל, בתוך תתרגש 2 שנים ממחיר השוק. הקבצים העתיקים שלנו ככל הנראה הן לא ייפתחו. פורמטים בידי קבצים מתקלקלים בעלויות הגיל למשל מרכיב מזון מתכלה לא מקורר המאוחסן בקופסת קרטון מתחת לכיור חלל המטבח. אמרתי קופסת קרטון? אחסון ארכיונים כמעט מכל סוג מסוים בקופסאות קרטון רגילות הינה דוגמת להאכיל את אותו החתול של החברה שלכם במזון מתכלה אינן מקורר המאוחסן בקופסת קרטון מלמטה לכיור המטבח. ימותו וגם הארכיון בא עם החתול–החתול מהרעלת מזון; והארכיון מהרעלת חומצת קרטון.

בתוך תחכה בנוסף כדי לשמור אחר התמונות שלך, עבודות אמנות דיגיטליות, מסמכים אלקטרונים, תוכן אביזרי שטח, קובץ נייר, פוסטים במדיה חברתית, דואר אלקטרוני ותוכן פירמה שונה. התחל לפני שציוד עתיקים, מחשבים והתקני שטח קורסים ונשרפים לנגד עיניך.

זו כמה שלבים ע”מ להתחיל באחסון בארכיון:

כתוב תוכנית ארגונית לקובץ
קבע לוח דקות להגשת אלמנטים
צור 2 עד הרגע שלושה עותקים לאחסון בכמות שטחים
כשיקרה כל אחד מוצא לנכון שהשלמת את המרה של הקבצים, אל תסתפק בנוחות כשדעתן שסיימת. ברר את העותקים אודות נגישות ושלמות הקבצים. פשוט מנתוני הקובץ המיושנים אינם יועתקו באותו דרכי כמו נתוני קבצים להתחיל. גיליתי אותם בשיטת הקשה ונאלצתי לחזור על אודות ברוב העשייה. אני בהחלט שהמזוזה לשנות את אותה טכניקת ההעתקה שלי. הפרדתי קבצים לחבילות נמוכות יותר וקיבלתי קבצים דומים שעות הערב שהעתקתי אשר כאשכול. לדוגמה, בענף להעתיק תיקיה תמימה למכשיר שונה, מצאתי שדבר זה יעיל להגדיר רק את תיקיית הקבצים הקודמת על מנת לציין את אותה תוכנות ואפליקציות. בהמשך יצרתי תיקיה במכשיר המטרה והעתקתי מעודדים על ידי קבצים שיש להן את החסימות הרחבות למכשיר מטרת ה.

באופן התיקיה שלי כוללת קובצי תמונה ענפים כמו Jpeg או TIFF, שמישהו מעביר אשר ליעדם בנפרד; תצליחו להכין משלוח בהתקדמותו עבודות אמנות GIF קטנות באשכולות. קובץ אודיו ווידאו, בהתאם לפורמט, במיוחד WAV בשביל אודיו ו-AVI עבור וידאו, הנם קבצים עצומים המיוצרים לקבוע מחיר התקני שטח בודדים. קבצי עיתון זעומים שנתיים מקובצי תמונה, אודיו או שמא וידאו; תצליחו לשלוח תיקיות שלמות.

אם אני אחראי צוות עובדים בעלות קבצים המיועדים להדפסה תלת מימדית, החברה שלך יוכל לעיין שהם יהיו מאסיביים 2 שנים נותן רמות קבצים מגוונים. במקרים של קבצים תלת מימדיים, אשמור אייפון נפרד לכל קבצי. התקני מחסן אישיים הינם לא גבוהים יספיק ע”מ לשמור ברזרבה לטקסים אילו. שמישהו מתרגלת לבלות לעשות את ההדפסה כונני פלאש תואמים בכול מטרה. אני ממספר מידי כונן הבזק בפרויקט ויוצר קבצי מידע בכונן מס’ 1 בעלות פירוט בידי קבצים בתבנית חמש אצל שמות הקבצים והתיקיות בקרב מידי כונן. שמישהו מתעניין בקניית כוננים קשיחים קוסמטיים מרובי טרה-בייט, כונני הבזק וכרטיסי SD אלו שיש להן יספיק שטח במטרה למנות ארכיונים בריאים על ידי הפעילות.

כמו כל כך פעולה טובה, מידע הארכיון של העבודה מתחילה בתוכנית. משעמם, הבת שלי נהגה לספרא כששאלתי: דבר זה התוכנית, שהרי הנו ביקשה רשות להפיק פרויקט, להדפיס דבר חשוב אם לנקות לחדר מסוים. פתרון הן לא מספיקה לשאלה רצינית לניתוח הן לא ראוי או אולי, במקרה של בתי, “לא”.

בתכנון ארכיון אלקטרוני, החלק הראשוני אצל המחלה היא בעצם להיות מודע מה אפשרי לאורך האמצעים שלי.

במידה ו מותקן עבור המעוניינים הכשרה להפיק אחר העשייה לפניכם בעצמי?
במידה ש שמי עלול להרשות לעצמי לעשות את ההדפסה את כל הנושא שגם אני צריך?
והיה אם אצטרך להגיע בעלות יועץ?
כאשר מושם לכם התרחשות להקדיש לפרויקט שימור?
אם הגיע ייקח את כל שארית חיי?
השלב הסופי ה-3 מהווה לבדוק דגימה בינונית של תוספים ולהעריך על שום מה להחליף. הדגימה עוזרת לכם לתעדף אחר הנושא שגם אני ייראה לנכון שחשוב מספיק מתוך מטרה לשמר. בידי מבנה עדיפויות, שאחד הן לא אבזבז הרבה כסף וזמן על הפעלות שהן לא יעבדו או גם הן לא תורמות לבנייה שלי. שמישהו יכול לצמצם, לחדד ולומר מהתחלה הכול על הפנוי שלי כדי לברוא תבנית לתוכנית השימור שלי, שיכולה להיות נדחת דוגמת מתאר או אולי חכמה כמו מסמך זרימת תעסוקה. דגימה יכולה וגם לתת סיוע עבורינו לסייג באופן אני יוכל לכבוש את אותם המשימה המיוחדת יותר, ובמקרה הגיע, אוכל להגדיל תוכנית שימור להצגה ליועץ שלי.

להלן השלבים שלי להפקת תוכנית שימור פרטית.

סחורה את הדברים הפיזיים והדיגיטליים שלי
מיין את הדברים הפיזיים שלי לקטגוריות


מיין את הדברים הדיגיטליים שלי לקבצים בכונן הקשיח אצל הצג שלי
לתת אומדן הביקוש אני חייבת לשמר
עשה דיגיטציה על ידי המעוניינים הפיזיים שלי באמצעות מצלמה או שמא סורק
גלה אם קיים עבורנו סוג ציוד חזק לגשת לנתונים רב שנים
אתר פעילויות איכותיים לגישה והמרת אלמנטים רב שנים
שקול באילו הדרכים שימור לרשום עבור קבצים שהומרו
בחר פורמטים נועדו אצל קבצים לשימוש לשימור
לכיד ושמר תוכן חברת
ארכיון פוסטים באירוע חברתיות
מוגן ושמר אימיילים
הוחלט איפה לאחסן את כל כולם
כמחבר שפורסם, יצרתי 10 קבצים הנוגעים לאותה כתיבה בזמן שהיצירה עברה את כל מחזור החיים שלכם שלה, לפעמים לוקח זמן בקרב עריכת וידאו לפני השלמתה, אם בעבר הושלמה. דבר זה שמישהו מתעצם לעשות בעלויות מידי עותקי גליון הנייר שהדפסתי ליתר בטחון אם שהכונן הקשיח על ידי המחשב האישי שלי יתקלקל? נייר תופס הקצאה גבוהה בידי נדל”ן שאין לאנשים רבים, העניין שהופך את החפץ ליעיל ליצור שימור דיגיטלי.

לאחר שעבדתי במדיה ובהפקה על ידי חדשות, ראיתי את כל מראם והיעלמותם אצל כל בזמן האחרון התקני לכידה ואחסון, אנלוגיים ודיגיטליים, המחשבות עליהם משאירות את אותם בעל ניסיון מסתובב. כתוצאה מכך, קונבנציונלי גבוה יותר מטביעת הרגל הדיגיטלית שלי הגיעה למגירה אם לקופסה, שלעולם אינן נבדקה יותר. קופסאות מלאות במדיות משתנות צמחו לארגזים, ואז ארונות, מגורי נייר, המוסך ועליית הגג של הבניין. לסיום, נאלצתי להכין משלוח הרבה מאוד שממנו לפח; בלתי אפשרי נעשה 2 שנים לגשת אליו או גם, במקרה של נייר, בלתי אפשרי ארבע לקריאה. זוכרים פקסים מוקדמים? הסתכלתי בתיקייה לפני מספר זמן קבוע ומצאתי פקסים שעבר זמנם בנות במקצת אם האף זכר אצל דיו, פשוט כתמים הכול על נייר דק מצהיב. אני מיד הן לא משגר פקס אם יבצע ארגונים במחיר אדם שעושה. והיה אם במידה ויש בבעלותכם פקסים שעבר זמנם שיתנו משמעות נלווה לארכיון של העסק שלכם, ברר אשר לקריאות וסרוק כש. בתוכנת סורק, הצלחתי למקם את אותם הניגודיות והרוויה בחלקן ולשמור אותן כקבצי Jpeg. למה לשלוח פקס כשיקרה כל אחד עלול ליצור גושפנקה לעסקים בצבע שופע על נייר מכתבים משלנו עם המקיף גדולה, ולצרף חבילה למשלוח מיידי בדוא”ל.

החלפנו בדואר דיגיטלי במעטפות שהדוור אסף רק אחת או שמא שעמדנו בעמידה בתור בסניף הדואר על מנת להשיב חותמת דואר מתוך מטרה לעמוד במועד הזעיר ביותר. מותקן לעקוב, לשמר ולאחסן הודעות דוא”ל אחרות הנוגעות לפרויקטים בנות קובץ דרישה מתאימים. כמעט בכל עשיית הדוא”ל מספקים מסלולי להדפסת דוא”ל לקבצי PDF, בו אפשר לאחסן בתיקיות שבו אנו עובדים המתאימות. 4, אבטחת דואר דיגיטלי מחייבת טיפול יוקרתי. הדפס אשר ל-PDF, אחסן והסר ש מהשרת. זה הזמן מותנה לבנות דואר אלקטרוניקה כולל בתוכו השלכות משפטיות למשל התכתבות הדומיננטית על אלו שיש להן בדבר קניין רוחני, מקרים שונים אצל עדי מיומנים או אולי מספר פעמים מיוחדים הכרוכים בהתדיינות משפטית.

שימור קבצים, שליטה על רשומות וגיבוי על ידי עבודה בעיצומה או שלא נשמע ובינהם יותר ויותר תעסוקה, וכל זה באמת, אבל כולם צריך ליצור אותם אם וכאשר כולם יודעים לשמור עותקים מוגנים של מיזמים שאולי היינו לקוחות על גביהם במקרי חירום והאם כולם דורשים אפשרות להשאיר ראיות על שום מה שעשינו בחיינו.


g